INTRODUCCIÓN ANTES DEL ACCESO DEL FORMULARIO DEL CANAL DE COMUNICACIONES Y DENUNCIAS
Organización Interprofesional Agroalimentaria del Ovino y Caprino, INTEROVIC (en adelante la Entidad) ha implementado y puesto en funcionamiento el presente Canal de comunicaciones como herramienta de prevención y detección de posibles incumplimientos, siendo uno de los principales ejes fundamentales para su sistema de Compliance, con el fin de evitar y/o minimizar riesgos que puedan afectar a la Entidad.
El presente Canal está dotado de ciertas garantías ya que está gestionado por un tercero externo, cumpliendo de ese modo con la garantía de independencia, la de protección del denunciante y del denunciado, confidencialidad de la información, el cumplimiento de la normativa de protección de datos y del registro adecuado, así como el rechazo absoluto a cualquier represalia, siempre y cuando se actúe bajo el principio de buena fe.
Podrán existir consecuencias sobre aquellas personas que comuniquen hechos o acciones que sean falsas o inexistentes.
La importancia de la existencia y utilización de dicho Canal versa en una adecuada comunicación y difusión frente a todas aquellas personas vinculadas con la Entidad, cuya obligación y responsabilidad será la de poner de manifiesto, a través del mismo, cualquier indicio, sospecha o conocimiento de hechos o acciones que pudieran ser susceptibles de considerarse delictivas o contrarias a las normas, códigos o procedimientos internos de la Entidad. El plazo máximo para concluir con la investigación de dicha comunicación será de tres meses desde la recepción de la misma.
Por todo ello, animamos a todos nuestros empleados, colaboradores, proveedores, clientes y terceros a una participación activa y a un uso responsable del Canal, bajo el principio de buena fe, con el fin de cumplir con nuestro compromiso de comportamiento ético y cumplimiento normativo.
NORMAS DE USO DEL CANAL DE COMUNICACIONES DE COVIDES S.C.C.L.
El presente Canal de denuncias está gestionado por el asesor externo, experto en Compliance, MARTIN PARES ABOGADOS S.L.P.
El acceso al mismo se realizará siempre a través de la página web de la Entidad, por lo que siempre que tenga acceso a un terminal con acceso a internet, cualquier sujeto vinculado a la misma podrá acceder a dicha herramienta.
FINALIDAD DEL CANAL DE COMUNICACIONES
INTEROVIC (en adelante la Entidad) ha puesto en marcha el presente Canal de comunicaciones con la finalidad de disponer de un mecanismo que permita aplicar de forma eficaz y detectar, en caso contrario, su compromiso con el cumplimiento normativo y el comportamiento ético en el desarrollo de su actividad.
Serán usuarios y colaboradores de dicho Canal todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nombre o por su cuenta y beneficio en el marco de la actividad y operaciones de la Entidad.
El Canal de Comunicaciones tiene como finalidad que todo sujeto vinculado con la misma disponga de un medio seguro por el cual pueda informar, comunicar y denunciar situaciones, hechos, irregularidades, potenciales riesgos o toda clase de situación que implique la posible comisión de un delito o incumplimiento normativo o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de INTEROVIC.
¿QUÉ SE DEBE PONER DE MANIFIESTO A TRAVÉS DEL CANAL DE COMUNICACIONES?
Se deberá poner en conocimiento a través del Canal, los siguientes aspectos:
- Indicios, sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos.
- Acciones u omisiones que puedan implicar la comisión delictiva, tales como las que puedes encontrar en el desplegable.
- Comportamientos no éticos.
- Conductas contrarias a los protocolos, normas internas, códigos o procedimientos de la Entidad.
¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A INFORMAR, COMUNICAR Y DENUNCIAR A TRAVÉS DE ESTE CANAL DE DENUNCIAS?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor, así como todo sujeto que mantenga cualquier tipo de relación o vinculación con la Entidad, como los clientes o asesores y los que actúen en beneficio de la misma que tenga constancia de hechos, situaciones, irregularidades o riesgos que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
¿QUIÉNES PUEDEN SER DENUNCIADOS A TRAVÉS DEL CANAL DE COMUNICACIONES?
Todo administrador, directivo, empleado, subcontratado, colaborador, proveedor y asesor externo, así como toda persona física o jurídica que tenga relación directa o indirecta con la Entidad, que cometa irregularidades, hechos, situaciones de riesgo, acciones u omisiones que impliquen o puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos normativos o toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos sujetos a la aplicación interna de la Entidad.
MODO DE ACCESO AL CANAL Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS COMUNICACIONES O DENUNCIAS
- Acceso al Canal: Mediante la página web de la Entidad se podrá acceder al Canal de Comunicaciones pulsando en el correspondiente enlace en el que se deberán rellenar una serie de requisitos para que pueda admitirse y ser susceptible de investigación. Será inadmitida toda comunicación o denuncia que no se tramite por el procedimiento previsto.
- Campos por rellenar: El contenido mínimo imprescindible que deberá contener la comunicación o denuncia, serán los parámetros previstos para la misma. No podrá ser admitida si no se rellenan todos campos.
La no identificación del comunicante/denunciante es un derecho, pero se debe tener en cuenta que puede conllevar a que no se pueda proceder a la adecuada tramitación e investigación.
GARANTÍAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN O DENUNCIA
El presente Canal de comunicaciones cumple, durante todo el proceso, con las garantías mínimas que se detallan a continuación:
- Confidencialidad y Protección de Datos: el Canal se realiza bajo el principio de confidencialidad de la información que se traslada a través del mismo, así como de la protección de datos personales, según la normativa aplicable.
- Conflictos de Interés e Independencia: La gestión del Canal es realizada mediante un tercero externo experto en Compliance, cumpliendo así con el criterio de independencia. Del mismo modo se garantiza la gestión y control de cualquier conflicto de interés que pueda suscitar por las comunicaciones o denuncias recibidas.
- Protección del denunciante/ comunicante y garantía de indemnidad: Toda denuncia tendrá carácter confidencial y reservado. Se garantiza, mediante la gestión por parte de terceros externos e independientes, preservar la identidad y protección del denunciante y evitar que existan represalias siempre y cuando las comunicaciones o denuncias sean realizadas bajo el principio de buena fe. Se reservarán medidas disciplinarias contra aquel denunciante que, si se acreditase, haya interpuesto cualquier denuncia con mala fe.
- Registro Independiente y Externo: Por cada comunicación o denuncia se elabora un registro con el fin de llevar un adecuado control y análisis por parte del experto externo, quien a su vez reportará al Órgano de Control.
REQUISITOS MÍNIMOS E IMPRESCINDIBLES PARA INICIAR UNA INVESTIGACIÓN
- Deberá identificarse el comunicante, salvo que decida mantenerse en el anonimato, con su nombre, apellidos, cargo o tipo de relación que mantiene con la Entidad, así como sus datos de contacto a efectos de notificaciones.
- Deberá/n identificarse la persona/s implicada/s y aquellos terceros que se encuentren involucrados pudiendo ser toda clase de sujeto que tenga relación con la empresa o esté vinculado a la misma.
- Deberá definirse adecuadamente la comunicación, alcance o incidencia del hecho o circunstancia que se denuncie.
- Será imprescindible que en la descripción se aporte toda información relevante respecto a lo denunciado que deberá exponerse de forma sucinta y ordenada.
El comunicante podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos denunciados.
Si se considerase necesario y no pudiera afectar a la investigación, la persona/s implicada/s podrán conocer la denuncia en su contra, siempre salvaguardando la identidad del denunciante y/o datos que puedan permitir obtener o deducir dicha información.
Asimismo, la Entidad cuando lo considere oportuno comunicará los hechos a los Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación.
